Technologie

Technologie adalah alat yang dibuat oleh manusia untuk membantu mengerjakan suatu pekerjaan

prinsip-prinsip administrasi

 

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

DISUSUN OLEH :

Nama           : lia andriani

                                                       Kelas           : XI AP 1

                                                       No. Abs        : 19

MUHAMMADIYAH MAJELIS DISDAKMEN

SMK MUHAMMADIYAH 01 PATI

Jalan Raya Pati-Tayu Km 3,5 Pati

TELP / FAX ( 0295 ) 384818

E-mail    : smkmuhammadiyahpati@yahoo.com

BAB I

Peralatan Kantor

1.1  Pengertian Peralatan Kantor

Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

1.2 Macam-macam Peralatan Kantor  

Peralatan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor , peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

Apabila diperinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin Tik, Komputer, Stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

1.3 Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1.      Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2.      Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3.      Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4.      Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5.      Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:

1. Pengadaan

2. Penyimpanan

3. Pendistribusian

4. Pemeliharaan

5. Penghapusan

BAB II

Kantor dan Mesin-mesin Kantor

2.1  Kantor dan Pekerjaan Kantor

Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.

Kantoormempunyai empat pengertian yaitu:

1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.

Office mempunyai enam pengertian, yaitu:

1. Kewajiban, tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah:

1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan
2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
4. Jabatan, dinas
5. pusat atau tempat usaha.

Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu:

1.      Tempat kedudukan dan kerja seseorang

2.      Jabatan seseorang dalam pekerjaan

3.      Tugas seseorang dalam pekerjaan.

Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Inggris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta baik tindakan control pimpinan.

Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari:

1. Penerimaan
2. Pencatatan, meliputi registrasi, agendaan, penomoran, dan sebagainya
3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisarvademekum, buku pintar dan sebagainya
4. penyimpanan meliputi filing, microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya
5. Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.

Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indonesia dengan satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut:

1.      Menghimpun

Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan.

2.      Mencatat

Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbol lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.

3.      Mengolah

Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga.

4.      Menggandakan

Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.

5.      Mengirim

Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.

6.      Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.

2.2  Mesin-mesin Kantor

Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin Tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

2.2.1        Klasifikasi Mesin-mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor

1. Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a.         Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b.        Mesin Listrik

Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

                         a.      Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.

                        b.      Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

3. Fungsi

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:

                        a.      Mesin Penghimpun Data atau Informasi

·         Mesin penjilid (binding machine)

·         Stapler (hecht machine)

                        b.      Mesin Pemisah

·         Mesin pembuka surat (letter opener)

·         Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

·         Mesin pelubang kertas (punch card machine)

·         Mesin penghancur dokumen (shredder)

·         Asahan pensil (pencil sharpener)

                         c.      Mesin Pencatat Data atau Informasi

·         Mesin dikte (dictating machine)

·         Mesin tik (typewriter)

·         Mesin penomor (numbering machine)

·         Mesin pencetak perangko (franking machine)

·         Stampel (time dan date stamps)

·         Pencatat uang kas (cash register)

·         Microfilm

 

                        d.      Mesin Pengolah Data

·         Mesin jumlah (adding machine)

·         Mesin hitung (calculating machine)

·         Komputer

                         e.      Mesin Pengganda

·         Mesinstensil (stencil duplicator)

·         Mesin stensilspiritus (spirit duplicator)

·         Mesin fotokopi

·         Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

·         Mesin offset

                         f.      Mesin Pengirim Data atau Informasi (Mesin Komunikasi)

·         Telepon

·         Telex

·         Faksimile

·         Modem

·         Intercom

·         Radio paging

·         Teleprinter

·         Telefoto

·         Telecopier

·         Handy talky (HT)

f.  Mesin Mengaman dan Penyaman

·         Pengaman data (data safes)

·         Kipas angin (fan)

·         Air conditioner (AC)

·         Tirai udara (air curtain)

                        g.      Mesin Pengontrol

·         Mesin presensi

·         Close circuit television (CCTV)

BAB III

Tata ruang kantor

 

3.1 Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

ADA 2 MACAM TATA RUANG KANTOR YAITU :
1. Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar
2. Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

3.2  PENATAAN RUANG KANTOR
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan  terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
Terdapat kurang lebih empat azas pokok dalam penataan ruang kantor yang baik.
1. Azas jarak terpendek ialah suatu tata letak ruang kantor yang terbaik dimana memungkinkan proses penyelesain suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif.
2. Azas rangkaian kerja ialah penempatan para karyawan dan alat-alat kantor yang dirunut rangkaiannya agar sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Azas rangkain kerja juga merupakan kesinambungan azas jarak terpendek karena dengan tata letak suatu ruang yang baik, akan memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
3. Azas penggunaan segenap ruangan ialah azas dimana suatu tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk di dalamnya secara vertical ke atas dan ke bawah. Azas ini menggunakan sistem pemaksimalan suatu ruangan. Azas ini sangat baik digunakan terutama bagi suatu ruang kerja yang kecil namun menuntun tempat penyimpanan yang cukup luas. Penggunaan secara maksimal ruang kantor dari atas ke bawah, atau begitu pun sebaliknya, merupakan cara yang baik dilakukan sesuai azas penggunaan segenap ruang ini.
4. Azas perubahan. Perubahab susunan ruang kerja dapat dilakukan apabila tata letak suatu ruang kerja diharuskan untuk berubah karena alasan-alasan 3 hal di atas. Perubahan tata letak kantor dapat digunakan untuk membuat suasana baru dalam  suatu kantor.

KEEFEKTIVITASAN TATA RUANG KANTOR TERBUKA

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

FAKTOR-FAKTOR LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN
TATA RUANG KANTOR
1. Cahaya.
Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu
Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.
Cahaya terbagi 4 yaitu
• Cahaya langsung seperti lampu-lampu
• Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
• Cahaya setenagh tak langsung
• Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.

2. Warna
Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai.
Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.
• Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
• Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
• Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna puutih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor
Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih
3. Udara.
Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

Suara
o Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja
o Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.

BAB IV

PENGERTIAN ORGANISASI

4.1  Pengertian Organisasi dan Metode

Perkataan organisasi berasal dari istilah Yunani organon dan istilah Latin organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.

Pengertian organisasi ditinjau menurut para ahli :

·         James D. Money Organisasi adalah bentuk dari Perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

·         John D. Millet Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerja banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.

·         Ermeat Dalk Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha.

·         Harley Trecker Organisasi adalah tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.

Jadi pengertian Organisasi dan metode adalah rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan oleh manusia untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi hasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi san dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan bersama.

4.2  Ciri dan Unsur Organisasi

1. Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah
   - Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
   - Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)
   - Adanya tujuan
   - Adanya sasaran
   - Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
   - Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
2. Unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :

- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :

• Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama.

• Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang

• Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing

• Ada tujuan tertentu

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu :

1.      Unsur inti adalah manusia

Yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rangue, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.

2.      Unsur kerja (working elements)

Setelah organisasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.

Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

4.3 Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi Organisasi
Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

1. Planning (perencanaan)

Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya adalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bias melalui rapat-rapat, seperti:

• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.

• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

2. Organizing (pengaturan)

Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.

• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)

• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi
Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

3. Accounting (pelaporan)
      Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan  sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

4. Controling (pengawasan)
    Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.

Tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi.

Fungsi-fungsi tujuan :
1. Sebagai dasar bagi organisasi untuk mencapai hasil akhir.
2.Sumber legitimasi guna mendapat sumber daya.
3.Standart pelaksanaan.
4.Sumber motivasi
5.Dasar rasional pengorganisasian.

4.4 Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan sub-subsistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut di integrasikan (koordinasi) serta menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Dalam menentukan struktur organisasi biasanya dilandaskan pada penggunaan kewenangan inti, staf, dan fungsional.

Berdasarkan kewenangan di atas, bentuk struktur  organisasi perusahaan dapat berupa organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, organisasi lini, staf dan fungsional.

4.5  Bentuk-bentuk struktur organisasi :

a.       Organisasi lini

Bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. organisasi lini mempunyai garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.

Keuntungan organisasi lini :

-          kesatuan pimpinan terjamin karena ada dalam satu komando

-          koordinasi relatif mudah dilaksanakan

-          proses pengambilan keputusan berjalan cepat

-          pengendalian relatif mudah dilaksanakan

-          rasa solidaritas pegawai tinggi

Kelemahan organisasi lini :

-          tujuan pribadi pimpinan sering kali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

-          pimpinan seringkali menjadi otoriter

-          kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas sebagai kewenangan-kewenangan. Untuk merencanakan, mengomando, dan melaksanakan pengendalian sepenuhnya ada pada pimpinan

-          organisasi perusahaan terlalu tergantung kepada pimpinan.

b.      Organisasi lini dan staf

Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sifatnya langsung dari jabatan tertinggi kepada yang terbawah. Namun untuk kelancaran tugasnya, pimpinan dibantu oleh staf.

Staf adalah orang yang ahli dalam bidang tertentu. Tugas staf antara lain membantu pimpinan dengan cara memberikan saran-saran dan pelayanan lain sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan atau membuat keputusan.

Keuntungan  :

-          asas kesatuan pimpinan tetap ada

-          terdapat pembagian tugas yang jelas antara pemimpin, staf, dan pelaksana.

-          penempatan orang yang sesuai kemampuan mudah dilaksanakan.

-          dapat digunakan dalam organisasi kecil maupun besar.

-          pengambilan keputusan relatif lebih mudah

-          koordinasi mudah dilakukan karena ada pembidangan tugas.

Kelemahan  :

-          kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan nasehat.

-          Terkadang terjadi kompetisi yang kurang sehat karena tiap unit menganggap tugasnya lebih penting dari pada yang lain.

c.       Organisasi fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan, organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Pimpinan mendelegasikan wewenang kepada manajer di bawahnya, dan manajer tersebut meneruskannya kepada para pelaksana yang bersangkutan. Dapat digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai jenis-jenis pekerjaan beragam tetapi menurut adanya spesialisasi. Dalam organisasi fungsional biasanya terdapat :

1)      Pembidangan tugas yang tegas dan jelas.

2)      Pengembangan spesialisasi kerja.

3)      Bawahan menerima tugas dari beberapa atasan.

4)      Koordinasi menyeluruh dilakukan pada tingkat atas.

Kebaikan organisasi fungsional :

1)      Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh secara optimum.

2)      Para pegawai akan lebih terampil di bidangnya.

3)      Efisiensi dan produktifitas, relatif mudah ditingkatkan.

4)      Disiplin pegawai yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

d.      Organisasi lini, staf, dan fungsional

Tipe organisasi yang menggabungkan (mengkombinasikan) ketiga tipe organisasi atau bentuk organisasi-organisasi lini, staf, dan fungsional adalah tipe organisasi yang menggabungkan (mengombinasikan) ketiga tipe atau bentuk organisasi. Tipe organisasi semacam ini biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai pekerjaan yang banyak dan kompleks. Pada tingkat pimpinan puncak diterapkan organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat manajer diterapkan organisasi fungsional.

Dengan cara penggabungan tipe seperti di atas, maka kelemahan-kelemahan dari ketiga tipe organisasi (lini, staf, fungsional) dibuang dan kebaikan-kebaikannya digunakan dan dikembangkan sedemikian rupa.

.Kebaikan organisasi lini dan staf:

1)      Asas kesatuan pimpinan tetap ada

2)      Terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf, dan pelaksana.

3)      Penempatan orang yang sesuai kemampuan mudah dilaksana.

4)      Bentuk organisasi lini dan staf dapat digunakan dalam organisasi kecil maupun besar.

5)      Pengambilan keputusan relatif mudah dilakukan karena mendapat bantuan pemikiran dan saran dari staf.

6)      Koordinasi mudah dilakukan karena ada pembidangan tugas.

7)      Bakat pegawai yang berbeda-beda dapat dikembangkan karena mereka bekerja sesuai dengan keahlian dan ketrampilannya.

Kelemahan organisasi lini dan staf:

1.       Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan nasehat.

2.       Terkadang terjadi kompetisi yang kurang sehat karena tiap unit menganggap tugasnya lebih penting daripada yang lain.

e.       Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut